Trasferta - Note spese e Tassazione per il dipendente.- Dematerializzazione

A partire dal 1° gennaio 2025 entreranno in vigore significative novità normative riguardanti la gestione delle spese di trasferta dei lavoratori dipendenti. Le nuove regole si concentrano su due principali punti: da un lato, l'obbligo di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per ottenere l'esenzione fiscale sui rimborsi delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sia per trasferte fuori dal Comune sia all'interno del Comune; dall'altro, la semplificazione della documentazione necessaria per comprovare le spese sostenute.

Tracciabilità e trattamento fiscale delle trasferte fuori Comune e all'interno del Comune: le differenze

L'obbligo di tracciabilità dei pagamenti si applicherà indistintamente a tutte le trasferte dei lavoratori dipendenti, sia quelle fuori dal Comune sia quelle all'interno del Comune.

Trasferte fuori dal Comune
Per le trasferte effettuate fuori dal Comune della sede di lavoro, il regime fiscale distingue due modalità principali per il rimborso delle spese:

• Indennità forfettarie: sono imponibili solo per la parte eccedente i limiti fissati dalla normativa (fuori Comune: esente da tasse fino a 46,48 euro al giorno in Italia o 77,47 euro al giorno all'estero); consentono un rimborso semplificato senza necessità di documentazione analitica delle spese.
• Rimborsi analitici:
  • Le spese di viaggio e trasporto (incluse indennità chilometriche) sono esenti da imposizione fiscale e contributiva, purché adeguatamente documentate.
  • I costi per vitto e alloggio seguono limiti di esenzione giornaliera (180 euro per trasferte in Italia, 258 euro per trasferte all'estero), oltre i quali diventano imponibili.
  • È obbligatorio che il rimborso avvenga tramite strumenti di pagamento tracciabili a partire dal 2025.
  • Esclusione specifica: le spese di parcheggio non sono considerate spese di viaggio o trasporto e sono trattate fiscalmente in modo diverso.

Trasferte all'interno del Comune
Per le trasferte all'interno del Comune:

• Tassazione per il dipendente.
• Deducibilità del costo al 75% per l'impresa (ex articolo 190, comma 5 del Tuir).

Sul piano oggettivo, le spese che devono essere pagate dalle imprese con strumenti tracciabili sono quelle definite genericamente di vitto e alloggio, senza ulteriori precisazioni. Sembra dunque che l'obbligo interessi le citate prestazioni a prescindere dalla natura del soggetto che le eroga (struttura alberghiera e non).

Rientrano nell'obbligo di tracciabilità, inoltre, quelle di trasporto riferibili ad autoservizi pubblici non di linea, tipicamente taxi e NCC. 

Per converso, ad esempio, l'obbligo non riguarda l'acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea.

• Rimborsi chilometrici: sembrano rientrare nella semplificazione prevista, consentendo una non imponibilità anche per i percorsi effettuati all'interno del Comune, purché si dimostri l'effettiva percorrenza e il calcolo sia effettuato in base alle tabelle ACI.
• Obbligo di tracciabilità: anche per le trasferte comunali, l'utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili diventa obbligatorio per garantire l'esenzione fiscale dei rimborsi.

Approfondimenti
Il datore di lavoro può adottare una procedura digitalizzata di generazione della nota spese per i lavoratori in trasferta, sempreché la stessa sia caratterizzata dai requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati.

L'Agenzia delle Entrate ha chiarito che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali (Nota Agenzia delle Entrate, Risposte agli interpelli del 24-06-2024, n. 142).

Laddove, invece, il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente a identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati. È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore, dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).

GLI ESEMPI

Dipendente di Srl
Per una trasferta fuori Comune, una Srl deve rimborsare le seguenti spese anticipate dal dipendente:

• Fattura di pernottamento/prima colazione: 110 € pagata con carta di credito del dipendente.
• Fattura per pranzo: 32 € pagata con carta di credito del dipendente.
• Biglietto treno di andata e ritorno: 70 € pagato in contanti.

Tutte le spese rimborsate sono deducibili in capo all'impresa e non tassate in busta paga del dipendente: il biglietto del treno (trasporto pubblico di linea) non rientra infatti nel nuovo obbligo di tracciabilità.

Dipendente di Snc
Il dipendente di una Snc artigiana va in trasferta fuori Comune e sostiene queste spese:

• Fattura di pernottamento/prima colazione: 98 € pagata con carta di credito della società.
• Indennità km per utilizzo della propria autovettura: 90 € (come da tabella ACI) pagata dall'impresa con bonifico.
• Altre spese non documentate (parcheggio, telefono): rimborsate dal datore per 15,49 €.

Le spese sono deducibili dall'impresa e non tassate in busta paga: infatti, quelle non documentate rispettano il limite ex articolo 51, comma 5, e non hanno obbligo di tracciabilità.

Dipendente di Spa
Per una trasferta fuori Comune, il dipendente di una Spa sostiene queste spese:

• Fattura di pernottamento/prima colazione: 120 € pagata con carta di credito personale.
• Fattura per pranzo: 45 € pagata in contanti.
• Biglietto aereo, di andata e ritorno: 300 € pagato in contanti.

La società rimborsa le spese e potrà dedurre (e non tassare al dipendente) quelle riferite al pernottamento (tracciato) e al biglietto aereo (non tracciato, in quanto trasporto di linea). Indeducibile (e tassabile per il dipendente) il rimborso del pranzo, in quanto sostenuto in contanti.